平素よりお世話になっております。
東海デジタル化相談室の大塚です。
既存のシステムをデジタル化であったりDX化であったり、今まで使い慣れてきたものを変更することって抵抗がありますよね。実現するための人材や知識取得にかかるコストも安くはありませんので。
しかし現行システムのその先にある新たな価値を得るためには時間や金銭等の代価の先払いが必要なのです。
そんなDX化を推進している弊社ですが、実は社内のシステムのDX化にフルコミットできていない現状があります。
各種申請書はExcelを使用しデジタル化はできているのですが「使いにくい」「管理が煩雑である」などなど問題は盛りだくさん。
DX化担当としては「これDX化すれば他に時間を使えるのにな」「生産性上がりまくりシステム作りたいな」と思ってしまうものばかりなのでここはひとつ。
社内のDXを進めよう会を設立しようと思います！
そんな本会合の第1回目の対戦相手がこちら
休暇届をDX化しよう会
ということで、休暇届を勝手にDX化していきます。
まずは既存の休暇届を確認してみましょう。
こんな感じです。
記入方法としては2行目に申請日を入力。
その下の太枠内に申請事項を入力していく流れです。
皆さんの会社内の休暇届ないし休暇申請と比べてどのように感じましたか？
「使いにくそう」と感じる方もいれば「いや、こんなもんじゃない？」と感じる方、はたまた「休暇届なんてあるんだ！」と思われる方もいるのではないでしょうか。
是非とも「自分ならこうする」と考えながらページを進めていってください。
続いてこの休暇届の問題点、デジタル化で直すべき点を挙げていきましょう。
この休暇届の問題点とは？
さて、今回の例の問題点は把握できたでしょうか。
今回は問題点と改良できそうな箇所の2つに分けて考えてみます。
1つ1つ写真を添えながら確認していきましょう。
まずはこちら
左の丸に「有給や遅刻」などの区分を入力し、右の丸に「管理部やシステム部」などの所属している部の入力を行います。
ここは「ドロップダウン」で選択できるようにすると良いですね。
各々が記入すると入力内容に差が生まれ、管理する側が混乱してしまいます。
そして問題点としてはもう一か所、それがこちら。
欠勤もしくは～は「有給or欠勤」
出勤となる日もしくは～は「振替休日or代休」
遅刻早退の～は「遅刻or早退」
上記3種類の記入スペースがあるのですが、
そもそもフォーマットが変わらないので欠勤～と出勤～は合わせたい。
そして何より記入スペースです。
1つのセルの中で改行が行われており、且つセルの結合により列の概念も無くなっているのでかなり入力しにくいです。
これは早急に変更が必要だと感じました。
また遅刻早退の欄ですが、業務をした時間を書くのか業務ができなかった時間を書くのかが分からなくなりそうです。
デジタル化で改良できそうなところ
その他で、デジタル化で便利になる部分は以下の通り。
こちらは申請日を入力するところです。
先ほどと同じくセルを結合しているため列がなく、入力が面倒ですね。
ここは入力日である当日の日付を自動入力できると便利になります。
続いて氏名入力。こちらも申請日同様で自分の名前が自動で入力されると時短になります。
最後に休暇の期間を入力する場面ですが、
こちらは日にちを入力したら自動で期間を計算してくれるシステムにできると良しなのかと思います。
また本書の最後に各種承認等のプロセスがありますが、今回は不必要になったものとして省かせていただきます。
というわけで伸びる余地しかありませんね。素晴らしい！
DX化を行う良い事例になりそうです。
おさらい
今回はDX化をするひとつのシステムを紹介しました。
普段何気なく使っているもの、また昔から使い続けているもの、実は不便だと思いながらも使い続けているもの。
これらをデジタル化、DX化したらどうなるのか。生産性が上がるのか否か。
一度考えてみるのも楽しいものです。
次の記事では「kintone」というアプリ作成サービスを利用して休暇届を一新したいと思います。ご期待ください。
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